Een goede administratie is van groot belang voor ondernemers: het vormt de basis voor hun bedrijfsvoering en belastingzaken. Uit een flitspeiling van de Belastingdienst blijkt echter dat 35 procent van de startende ondernemers en zzp’ers hun administratie efficiënter in zou willen richten. Het gaat hierbij om startende ondernemers en zzp’ers die zelf btw-aangifte doen of deelnemen aan de kleineondernemersregeling (KOR). Daarom begint de Belastingdienst het jaar met vijf tips voor een goede en efficiënte administratie.
Een goede administratie is niet alleen wettelijk verplicht, het geeft je als ondernemer ook op elk moment zicht op hoe het met je onderneming gaat. Hierdoor kun je de juiste bedrijfskeuzes maken en op tijd bijsturen als dat nodig is. Het helpt ook om goed en snel aangifte te doen voor de btw en de inkomstenbelasting. Én regelmatig en tijdig te kunnen checken op welke aftrekposten je recht hebt. Maar wat is precies zo’n goede administratie? “Een goede administratie is voor elke ondernemer anders”, legt startersvoorlichter Belastingdienst Ferry Hoogerheijde uit. “Als je bijvoorbeeld op de markt groente verkoopt, heb je een kasadministratie nodig. Als architect niet. Het is in ieder geval belangrijk dat je administratie een weergave geeft van de activiteiten van jouw bedrijf. Ik heb het dan niet alleen over de financiële administratie, maar bijvoorbeeld ook over de afspraken uit je agenda en de contracten die je hebt afgesloten. Daarnaast moet de administratie actueel, raadpleegbaar en op redelijke termijn te controleren zijn door de Belastingdienst.”
Vijf tips voor een goede en efficiënte administratie
- Houd je administratie bij op één centrale plek, het liefst digitaal. Steeds meer ondernemers kiezen ervoor om hun administratie digitaal in te richten. Werk bijvoorbeeld met online boekhoudsoftware. Het voordeel hiervan is dat je de btw-aangifte direct vanuit je pakket kunt doen. Dit scheelt tijd en je voorkomt fouten bij het overtypen. Ook zorgt het ervoor dat je administratie eenvoudig te controleren is door de Belastingdienst.
- Werk je administratie één keer per week en op een vast moment bij. Daarmee is je administratie altijd actueel en raadpleegbaar.
- Houd je zakelijke en privéadministratie gescheiden. Dat geeft je onder andere goed zicht op je omzet. Dat is nog belangrijker als je deelneemt aan de kleineondernemersregeling, want als je de omzetgrens van € 20.000 overschrijdt moet je je direct afmelden.
- Bewaar alle administratieve gegevens in zijn originele vorm. Krijg je een factuur op papier, dan bewaar je de papieren factuur. Komt een factuur digitaal binnen, dan bewaar je de factuur digitaal. Mocht je hiervan willen afwijken, kun je afspraken maken met de Belastingdienst via één van de belastingkantoren.
- Bewaar alle administratie minimaal 7 jaar (ook wat digitaal is). Dit geldt niet alleen voor de kasadministratie, maar bijvoorbeeld ook voor contracten, in- en uitgaande facturen en afspraken uit je agenda. Maak dus regelmatig een back-up van je gegevens. Sommige gegevens moet je zelfs 10 jaar bewaren, zoals de btw-gegevens van onroerend goed. Of de gegevens van afstandsverkopen waarvan je de btw aangeeft via het ‘éénloketsysteem’. Wil je weten wat er nog meer onder je administratie valt? Check hoofdstuk vier van het Handboek ondernemen op belastingdienst.nl/starters.
Goede administratie ook van belang voor deelnemers kleineondernemersregeling
Als je gebruikmaakt van de kleineondernemersregeling hoef je geen btw-aangifte te doen, waardoor je minder administratieve verplichtingen hebt. Houd wel je ontvangsten en inkomende facturen goed bij in je administratie. Als je de omzetgrens van € 20.000 bereikt hebt, moet je je namelijk direct afmelden voor de regeling via het afmeldformulier op belastingdienst.nl/kor. Vanaf dat moment breng je weer btw in rekening.
