Als ondernemer is het verwerken van facturen een belangrijk onderdeel van je bedrijfsvoering. Maar… het kan nogal tijdrovend en zo nu en dan frustrerend zijn. Om je te helpen deze taak soepeler te laten verlopen, hebben we vijf tips voor je op een rij gezet die je kunnen helpen bij het efficiënt en effectief verwerken van je facturen. Succes!
1. Maak gebruik van een online boekhoudpakket
Een van de beste manieren om je factuurverwerking te stroomlijnen, is door een online boekhoudpakket te gebruiken. Met zo’n systeem kun je makkelijk facturen aanmaken, versturen en automatisch in je administratie verwerken. Veel pakketten hebben ook de mogelijkheid om inkoopfacturen digitaal te ontvangen en te verwerken. Dit bespaart niet alleen tijd, maar vermindert ook de kans op fouten. Bovendien kun je vaak een koppeling maken met je bank, zodat betalingen automatisch worden bijgewerkt. Handig!
2. Plan vaste momenten voor je factuurverwerking
Het is verleidelijk om het verwerken van facturen uit te stellen, vooral als je een drukke agenda hebt. Want het regelmatig bijwerken van je administratie voorkomt dat je aan het eind van de maand of het kwartaal een enorme stapel werk hebt liggen. Geloof ons, dat is het laatste waar je zin in hebt op je vrije zondagmiddag om te doen. Plan daarom vaste momenten in je week waarin je je administratie bijwerkt en maak bijvoorbeeld gebruik van een factuurverwerking software. Door hier een gewoonte van te maken, blijft je administratie up-to-date en voorkom je onnodige stress.
3. Digitaliseer zoveel mogelijk
Het digitaliseren van je administratie kan een wereld van verschil maken. Vraag je leveranciers om digitale facturen en zorg ervoor dat je zelf ook digitaal factureert. Dit maakt het niet alleen makkelijker om je administratie bij te houden, maar zorgt er ook voor dat je alles snel terug kunt vinden.
4. Gebruik een betaalplatform
Uit onderzoek blijkt dat facturen die je verstuurt met een iDEAL-betaallink sneller worden betaald. Bijna 40% van deze facturen wordt dezelfde dag nog betaald door particulieren (!). Dit is een simpele manier om je cashflow te verbeteren en te zorgen dat je sneller over je geld beschikt. Denk er daarom eens aan om een betaalplatform te gebruiken en kijk wat er gebeurd.
5. Maak goede afspraken met je boekhouder
Als je een boekhouder of administratiekantoor hebt ingeschakeld, is het belangrijk om duidelijke afspraken te maken over wie wat doet. Bespreek welke taken jij zelf doet en welke taken je boekhouder op zich neemt. Onthoud dat je wel zelf verantwoordelijk blijft voor een goede administratie en het tijdig indienen van aangiftes.
