De transportwereld beleeft momenteel gekke tijden. Torenhoge containerprijzen, fors vertraagde leveringen. Hoe houd je als verlader dan het overzicht in het beheer van diverse transporten? Met de online TransPortal van transportdienstverlener TransHeroes uit Hengelo zijn haar klanten sneller in staat om te reageren op onverwachte wendingen.
Het is tegenwoordig geen sinecure om een weg-, zee- of luchtvracht tegen gunstige voorwaarden soepel van A naar B te krijgen. De prijzen voor transporten zijn de pan uitgerezen en vanwege personele en grondstoffentekorten lopen leveringen flinke vertraging op. Veranderende wetgeving voor Europees wegtransport en aanpassingen van douanesystemen maken het geheel er niet overzichtelijker op. Daar komt bij dat er dit jaar in Nederland een nieuw douane-aangiftesysteem wordt geïntroduceerd waarin je je als verlader en transporteur moet inwerken. Kortom, meer risico’s om de grip op je transport kwijt te raken. Dan heb je een dienstverlener nodig die je soepel en comfortabel door deze ‘jungle’ leidt.
Voordelen online beheerportal
Het aanbieden van een online beheerportal is één van de instrumenten van TransHeroes om haar klanten zoveel mogelijk te ontzorgen. Via TransPortal kan de gebruiker direct een prijs berekenen voor een transport, de status van het transport volgen (tracken) en weet hij precies welke acties er nog openstaan en voltooid moeten worden voor administratieve afhandelingen. Volgens CEO van TransHeroes Edwin Asveld en digital marketeer Lars Bauhuis gaat de online beheerportal de gebruikers veel voordelen opleveren. “Normaliter beheren verladers – dat zijn onze klanten – hun transporten met Excel-lijstjes en handmatige opdrachten. Tot enkele jaren geleden was er in het transportwezen minder bereidheid om met online transportbeheer aan de slag te gaan. Er heerste onder verladers en transporteurs veel angst om bepaalde informatie met elkaar te delen en transparant te zijn naar de concurrent. Wij introduceerden in 2018 met de online prijsberekeningstool al iets nieuws in de transportwereld. Nu zien we op de doorontwikkeling daarvan dat onze portalgebruikers ervaren welke vruchten ze ervan plukken.”
Gemak en flexibiliteit
Het probleem met Excel-lijstjes, losse mailcorrespondentie en papieren documenten is dat niet alle informatie centraal bij elkaar staat. De betreffende collega is een dag afwezig en niemand weet wat er is afgesproken. Daarbij is de kans groot dat de beheerder zelf het overzicht van alle transacties en de status van het transport uit het oog verliest. Zeker met de onvoorspelbare aankomstdata van goederen van tegenwoordig kan dat flinke economische schade opleveren, als je onvoldoende en niet tijdig daarop kunt anticiperen.
Met een online beheerportal van TransHeroes kun je dat wel, verzekeren Asveld en Bauhuis. Omdat alle relevante data en informatie op een centrale plek online staat – veilig versleuteld en toegankelijk met een individuele inlogcode – ziet de gebruiker ‘in één oogopslag’ het verloop van zijn transport en de noodzakelijke administratieve acties. “Zeker voor bedrijven die veel producten vervoeren via verschillende vervoersmodaliteiten (zee-, lucht- en wegvracht) en met veel verschillende douanedocumenten te maken krijgen, biedt zo’n online portal veel gemak en flexibiliteit”, aldus Asveld. “Je hebt veel sneller inzicht in beheergegevens en status van het transport via TransPortal. Dan kun je dus ook sneller schakelen om eventueel zaken aan te passen, bijvoorbeeld bij een vertraging van het transport. In TransPortal kun je de vracht live volgen en weet je exact de Estimated Time of Arrival (geschatte tijd van aankomst – red.). Mocht die aankomsttijd vertraagd zijn, dan kun je diverse betrokkenen razendsnel op de hoogte brengen via de beheerportal.”
Met de komst van TransPortal is niet gezegd dat het regelen en beheren van het transport compleet online gebeurt door TransHeroes. Integendeel, de medewerkers blijven actief betrokken bij het gehele proces. Dat begint al bij de keuze van de juiste transporteur en het verkrijgen van een gunstige prijs. Asveld: “Wij hebben een uitgebreid netwerk van transporteurs, nationaal en internationaal. Wat dat betreft kennen we onze pappenheimers. We weten precies welke vervoerders we moeten inzetten voor een bepaald type vracht op een bepaald tracé tegen de scherpst mogelijke prijs. Iedereen kan een pallet goederen van A naar B brengen, maar het gaat ons om de algehele kwaliteit: gegarandeerde levering op tijd, correct vervoersmateriaal, alle betrokken partijen tijdig melden wanneer een vracht aankomt… dat soort zaken moet top geregeld zijn. Een dergelijke service ondervang je niet alleen met een online beheerportal.”
Desondanks is de TransPortal wel degelijk een belangrijk instrument in de dienstverlening van TransHeroes. Nadat Edwin Asveld in 2010 het bedrijf van zijn schoonvader overnam, verlegde hij de focus naar meer online service voor de klanten. In 2018 presenteerde de transportdienstverlener al een online calculator voor het berekenen van een wegtransport. “Dat was echt disruptief voor de sector. Het delen van online tarieven was absoluut niet gebruikelijk in deze sector, terwijl dat nu juist wel onze bedoeling was en is.”
Onderscheidend
Eind 2018 werd de online portal opengesteld voor de klanten en dit jaar kunnen ze naast het wegtransport ook hun lucht- en zeevracht digitaal regelen en beheren. Op dit moment zijn er ongeveer 8000 gebruikers van de portal. “Met dit instrument zijn we echt onderscheidend in onze sector. We verwachten met TransPortal dat de gebruikers geld en met name veel tijd besparen ten opzichte van hun oude werkwijze. Naast sneller inzicht in je beheergegevens hoef je als gebruiker niet allerlei data opnieuw in te kloppen, doordat we een digitale koppeling maken tussen ons beheersysteem en de TransPortal van de klant. De door ons ontwikkelde API gaat het de klant een stuk makkelijker maken.”
