Als grote wereldwijde organisatie – met alleen al in Nederland zo’n 5.000 werknemers, verspreid over dertien fysieke kantoren – was digitaal communiceren, mobiliteit en huisvesting altijd al onderwerp van aandacht voor EY Nederland. Maar toen corona massaal dwong tot thuiswerken en dat ook “best redelijk goed bleek te gaan”, werd met name de aandacht voor het huisvestingsvraagstuk verder versterkt, zegt Arnold Poelstra, partner en belastingadviseur bij EY Enschede. “Hoeveel kantoren hebben we eigenlijk nodig?”
Teamgevoel
Begin oktober ontstond een goed moment om die vraag te onderzoeken, zegt Poelstra. Het huurcontract voor het vaste kantoor in Hengelo liep af. “Wij hebben daarop besloten om in een pilot uit te zoeken of een combinatie van flexibele huisvesting en thuiswerken mogelijk is.” In de praktijk werkt dat als volgt. Het hele team van EY Hengelo is de komende tijd in ieder geval een dag per week fysiek aanwezig op kantoor. Op de andere dagen wordt thuisgewerkt, bij de klant of elders. Dat kantoor vond EY in de flexibele werkplekoplossingen van Regus, in Enschede. Daar huren ze voortaan de vierkante meters die op een dag nodig zijn. We gaan bekijken en ervaren wat deze combinatie van werken betekent voor onze productiviteit en onze opleidingsmogelijkheden, zegt Poelstra. “De vraag is eigenlijk gewoon: gaat dit werken? Is het nog aantrekkelijk voor jonge mensen om bij ons te werken of vinden ze het misschien juist wel heel erg leuk? En hoe gaat het met de flexibele huisvester?” Want die huisvester, Regus, speelt een belangrijke rol in het slagen van de pilot. Naast een optimaal werkende technische infrastructuur – “we zijn een wereldwijde organisatie, dus die digitalisering was al op orde” – wordt de kans van slagen namelijk vooral bepaald door de mate waarin iedereen het gevoel heeft nog steeds in een team te werken, zegt Poelstra. “En daarvoor moet er een plek zijn waar je naar toe kunt als je elkaar wilt ontmoeten, met de ‘look & feel’ van EY. Mensen willen bij een groep horen, onderdeel zijn van een organisatie. Met name voor jonge mensen is dat belangrijk. Zij kijken vooral naar wat een organisatie hen te bieden heeft, naar de purpose van een bedrijf. Een fysieke plek die daarop is ingericht, maakt het makkelijker om dat uit te dragen.”
‘Lastiger pro-actief adviseren als je elkaar niet ziet’
De thuiswerkervaring van de afgelopen maanden wordt uiteraard meegenomen in de proef. “Dat we nu niet fysiek bij de klant kunnen zijn, missen we wel. Andersom is dat ook zo. Klanten vragen van ons dat we pro-actief adviseren en dat is lastiger als je elkaar niet ziet en daardoor minder hoort wat er speelt.” Ook commercieel wordt de invloed van thuiswerken gevoeld. “Een deel van ons werk halen we op als we bij een klant zitten. Dan praat je over van alles, je hebt eens een rondleiding en uit dat soort gesprekken ontstaan vaak weer nieuwe klussen. Dat gebeurt niet als je via Teams vergadert en een agenda afwerkt.” Maar fiscaal inhoudelijk is de invloed van thuiswerken klein, zegt hij. “Zo’n Teams-vergadering werkt dan soms juist weer heel efficiënt.”
Als de proef slaagt, zullen andere vestigingen volgen. Wereldwijd en in ons land. Maar dat thuiswerken en flexibele huisvesting passen binnen het gehele mobiliteitsvraagstuk, maakt de proef sowiesó al een goed idee, zegt hij.
