Hoe kan slimme digitalisering zorgen voor een verbeterde samenwerking binnen de toeleverketen? Met dit vraagstuk startte het fieldlab “The Smart Connected Supplier Network” in 2018 zijn initiatief. Inmiddels is het mogelijk om in- en verkoop te laten plaatsvinden tussen verschillende ERP- en bestelsystemen bij de aanbieder en afnemer door middel van directe, digitale informatie-uitwisseling.
Eerste digitale inkooporders richting MCB
Aan het begin van dit jaar startte Hoekman RVS met het digitaal inkopen via Gatewise (voorheen Trivest Connect). Het digitale platform van Gatewise koppelt bedrijven rechtstreeks met elkaar door gebruik te maken van slimme IT-technologie. De eerste actieve koppeling is gelegd met één van de leveranciers van plaatmateriaal; MCB. Door het stroomlijnen van het in- en verkoopproces op deze wijze, worden handmatige, kostbare en tijdrovende handelingen uit het proces gehaald. Ook worden fouten die gemaakt worden door het handmatig overkloppen van gegevens, voorkomen. Gert Hoekman, Directeur Hoekman RVS: “In de praktijk houdt dit in dat wij een inkooporder invoeren in ons ERP-systeem, die we met een digitaal bericht rechtstreeks bij MCB in het ERP-systeem ‘schieten’. Zij krijgen onze inkoopopdracht binnen en geven een elektronische bevestiging terug dat de bestelling is ontvangen, met aantallen, prijs en levertijd. We hoeven dus helemaal geen bestelbon per e-mail meer te sturen. De volgende dag verschijnt de blauwe vrachtwagen met de bestelde platen bij ons op de stoep!”
SCSN-formaat als standaard
Om de informatie te versturen ontwikkelde het Fieldlab ‘The Smart Connected Supplier Netwerk’ het SCSN-formaat. Dit formaat vormt de nieuwe standaard voor efficiënte en betrouwbare informatie-uitwisseling tussen verschillende systemen binnen de maakindustrie. Het protocol is gebaseerd XML (UBL). Het toelevernetwerk van SCSN bestaat uit ca. 300 bedrijven achter grote high-tech bedrijven als ASML, Thales en Philips Healthcare. Bij de beddrijven die aansluiten op het netwerk wordt het berichtformaat uit het softwaresysteem van de afnemer, via het SCSN-formaat omgezet in het berichtformaat van het systeem van de leverancier. Diverse ERP-systemen, als Ridder iQ, Plan-de-CAMpagne, Trimergo, Proteus en Inventive zijn op deze wijze geschikt voor Gatewise.
Leerpoces en vervolgstappen
Het bestelproces met de automatische stappen van bevestigen, ontvangsten binnenboeken en facturen inboeken verloopt nu al volledig digitaal. Wel zijn er nog een aantal verbeterstappen te realiseren. Denk hierbij aan het inrichten van het proces van het binnen melden van de ontvangen goederen, het invullen van het juiste chargenummer bij de partij en het koppelen van de factuur in pdf-formaat. De aandacht gaat eerst uit naar de verdere optimalisatie van het interne proces. Vervolgens wordt de weg vrij gemaakt om met meerdere leveranciers te koppelen en kan er ook worden geïnventariseerd welke klanten van Hoekman RVS hun inkoop op deze wijze kunnen laten verlopen. Ieder bedrijf dat wordt aangesloten op het platform, kan direct via één koppeling inkoop- en verkoopgegevens uitwisselen met de andere bedrijven die aangesloten zijn of zich in de nabije toekomst aansluiten.
“De ervaring die we nu opdoen met MCB, helpt ons in het vervolgtraject. Wanneer deze EDI-integratie foutloos verloopt, is de volgende stap het verder uitrollen richting andere leveranciers en klanten. Voor een toeleverancier als wij ligt er nog een uitdaging in de verkoopzijde, aangezien wij geen voorraadartikelen op de plank hebben liggen, maar klant specifieke producten op maat produceren,” aldus Gert Hoekman.
Groot voordeel door digitaal samenwerken in de keten
Door meer leveranciers en klanten te koppelen, gaat deze werkwijze pas echt grote voordelen opleveren. Het resulteert in meer efficiëntie, lagere kosten en kortere doorlooptijden. Naar schatting kan een veilige, efficiënte uitwisseling van data tussen industriële partners tot wel twintig procent schelen in kosten en fouten.
