Gevoelige informatie van kleine bedrijven omvat financiële gegevens, klanteninformatie en bedrijfsgeheimen. Zonder adequate maatregelen voor gegevensbescherming kunnen ze gemakkelijk worden blootgesteld aan cyberaanvallen, wat een verlies van de omzet en schade aan de reputatie kan veroorzaken. In dit artikel zetten we uiteen welke maatregelen een klein bedrijf kan nemen om de gegevens zo goed mogelijk te beschermen.
1. Het gebruik van een VPN
Met een Virtual Private Network, ook wel een VPN genoemd, kan een bedrijf ervoor zorgen dat al het online verkeer wordt versleuteld en via een server op een andere locatie wordt omgeleid. Dit zorgt ervoor dat het voor hackers en anderen met slechte bedoelingen heel moeilijk wordt om de gegevens te onderscheppen. Mocht het toch lukken om de gegevens te pakken te krijgen, dan zorgt de versleuteling ervoor dat deze niet gelezen kan worden. Er is voor ieder apparaat een oplossing, van een Windows VPN tot aan een Android en iOS versie.
2. Fysieke gegevens veilig opslaan
Kleine bedrijven moeten niet alleen hun gegevens beveiligen tegen online bedreigingen, maar ook hun fysieke gegevensopslag. Dit houdt in dat de toegang tot opslagruimten moet worden gecontroleerd, dat kluizen of afgesloten kasten moeten worden gebruikt en dat fysieke gegevens correct moeten worden vernietigd. Het is ook verstandig om ervoor te zorgen dat alle belangrijke gegevens zo worden opgeborgen dat ze niet verloren gaan door brand- of waterschade. Zorg er daarbij ook altijd voor dat de elementen van buiten geen invloed hebben op de kwaliteit van de gegevens. Zo kan een hele warme omgeving bijvoorbeeld niet goed zijn voor papier, maar een te vochtige omgeving ook niet.
3. Een gegevensbeschermingsplan opstellen, naleven en evalueren
Om gevoelige gegevens te beschermen, moeten kleine ondernemingen een strategie voor het beschermen van gegevens samenstellen. Deze bestaat uit encryptie, mechanismen voor toegangscontrole, procedures voor back-up en herstel van gegevens en risiciobeoordelingen die mogelijke gebreken kunnen opsporen. Ook moet iedere werknemer op de hoogte zijn van wat de regels zijn en welke protocollen in werking worden gesteld op het moment dat er iets misgaat. Ten slotte moeten kleine bedrijven hun gegevensbeschermingsstrategie regelmatig testen en controleren om er zeker van te zijn dat deze werkt. Dit houdt in dat beveiligingsmiddelen zoals firewalls en antivirussoftware in de gaten moeten worden gehouden en dat de back-up- en herstelprocedures moeten worden geëvalueerd om ervoor te zorgen dat ze goed werken.
Waarom zou je als bedrijf al deze moeite doen?
Omdat het privé-informatie bevat over hun klanten, werknemers en bedrijf, moeten kleine bedrijven hun gegevens beschermen. Ongepast gebruik van deze informatie kan leiden tot wettelijke verantwoordelijkheden, financiële schade en reputatieschade. Bovendien zijn kleine bedrijven voor hun dagelijkse activiteiten en besluitvorming sterk afhankelijk van hun gegevens, zodat elke inbreuk op hun gegevens hun bedrijfsactiviteiten kan verstoren, met productiviteits- en inkomstenverlies tot gevolg.
Bovendien zijn kleine bedrijven vaak het doelwit van cybercriminelen, omdat ze mogelijk slechtere beveiligingsprocedures hebben dan grotere bedrijven. Deze online dieven kunnen gegevens van kleine bedrijven bemachtigen door gebruik te maken van gaten in hun netwerken en computersystemen. In extreme gevallen kunnen ze zelfs de gegevens van het bedrijf gijzelen en geld eisen in ruil voor het verlenen van toegang in ruil voor de gegevens.
